טיפים סופר

איך לארגן פגישה בעבודה

"אם זה נחוץ לזהות במילה מדוע המין האנושי לא הגיע ולעולם לא יגיע למלוא הפוטנציאל שלו, המילה הזו תהיה 'איחוד'. " כך אמר הקומיקאי דייב בארי, ורבים מסכימים. אבל לא צריך להיות כזה. להלן מספר טיפים להכנת פגישה טובה בעבודה.

התחל וסיים באופן אובייקטיבי

ארגון פגישה יצרנית אינו מדע מתקדם. כפי שמציין היועץ טרי שוורץ, חלק ניכר מכך הוא להתחיל ולנהל כל פגישה במטרה ולסיים אותה בתכנית "להמשיך". בעיות מתעוררות כאשר מתעלמים מכך. "זה כמו להטיס מטוס", היא אומרת. "רוב התאונות מתרחשות בהמראה ובנחיתה."

בחר מנהיג

לפני כמה שנים בנק KeyCorp בקליבלנד, ארה"ב, אימץ עיקרון חדש: תמיד מועמד למישהו להוביל. "הדבר הגרוע ביותר הוא פגישה עם אף אחד לא אחראי", אומר צ'רלס הייל, סמנכ"ל הבנק ומנהל הסיכון הראשי. "זה הופך לתחרות צורחת."

תחשוב בקטן

היה מציאותי לגבי מה שאתה יכול לעשות. "אתה לא יכול לפתור את הרעב בעולם בעוד שעה", אומר טרי שוורץ. כמו כן, שמור על מספר המשתתפים לניהול כדי לעורר דיון. "עם יותר מדי אנשים בחדר, כולם שותקים", אומר הייל.

ישיר

"אנשים שונאים את זה כשהם לא יכולים לעשות את העבודה שלהם כי הם צריכים ללכת לפגישה של מישהו", אומר פרופסור מייקל פיינר מבית הספר למנהל עסקים קולומביה בארצות הברית. לכן, עודד אחרים לדבר ולהתערב, במיוחד אלה בדרגה נמוכה יותר. "הם צריכים להאמין שהפגישה היא לא כך וכך, אלא 'שלנו'", אומר פיינר.

קבעו את כללי ההשתתפות

כל אחד צריך לדעת מי ירשום הערות ואיך יתקבלו החלטות. זכרו שקונצנזוס הוא בדרך כלל גרוע. "המשמעות היא שאין דיאלוג או דיון מספיק", אומר פיינר, "ושניהם הם היסוד של כל ארגון חדשני." ג'ון פץ, מחבר הספר מפגשים משעממים מבאסים (פגישות משעממות הן הסוף), זה מציע לחלק משימות עתידיות בחמש עד עשר הדקות האחרונות ואז לחזור עליהן אימייל קבוצה, כך שאין בלבול.

הארגון הוא הבסיס להצגת הרעיונות והדיון בהם בהצלחה. אם אין תכנון, הפגישה לא הייתה כדאית. חשבו על הארגון כעל הדבר הראשון שתראו עד כמה הפגישה שלכם תהיה פרודוקטיבית. אך אם אינך אדם מאורגן, התחל בתיקון שולחן העבודה שלך. זה יהיה תרגיל טוב!